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書單: 安迪葛洛夫:Only paranoid survives.

May 13, 2008

有效的經營者 讀書筆記

[註:這是我一段時間前的讀書筆記,曾寄給一些朋友,現在放在blog上。]
 
『有效的經營者』是彼得杜拉克於1967年以前寫的書。
讀這本書時,我得到許多豐富的見識。
為了我自己的需要,我整理筆記;也同時寄給你們,或許能引發你們閱讀該書的興趣,或從筆記中得到幫助。
也許你沒有可以觀察的『組織』,或覺得以下這些跟你實在沒什麼關係,不妨可以想,你所管理的組織就是『自己』。
對於文中的"知識工作者", 我想,我們這些學歷在大學、大專以上的人,每個人都是"知識工作者".



// 本文
第一章
  1.為何需要有效的管理
  2.誰是"經營者"
  3."經營者"的環境是什麼
  4.有效管理的好處
  5.我們能學習有效性嗎

1.為何需要有效的管理
  有效性是"知識工作者"的特別技術
  二戰以前,組織的重要課題只是提升"體力工作者"的效率
  為"體力工作者"的量測體系不適用"知識工作者"\外人無法知到"知識工作者"是否有在『做事』\"知識工作者"士氣高低是依其完成的成果而定。
  "知識工作者"的產品是知識、構想、情報等無形產物
  『教育』是美國領先其他國的關鍵因素\富有社會才能負擔教育

2.誰是"經營者"
  "知識工作者", 若能對組織成果有很大貢獻,則他是"經營者".他必須能夠做決定。
  大部分的"管理者"都是"經營者"
  工廠領班是"管理者"但不是"經營者"
  "知識工作者" 的工作用成果來測定。
  "經營者"不超過"知識工作者"的1/2
  本書的"組織"調查的對象包括政府、軍隊、醫院、企業

3."經營者"的環境是什麼
  "經營者"的環境使他們很難具有有效性
  (1)完全沒有自己的時間
     被顧客、主管...佔據,使用在與效果無關的目的上
  (2)CEO的工作目標應負責公司全體經營、決定公司方針
     但就觀察到的現象,無法看出本質上何事重要,何事不重要
  (3)只有組織其他人活用"經營者"的貢獻,"經營者"才能夠有效
     (其他人也許是鄰近部門的人or 上司)
  (4)組織內部只有產生『努力』與『費用』\組織存在的惟一理由是『對環境的服務』
     組織愈大、愈成功,組織內部的各種事情就愈分散"經營者"的注意力、精力、能力
     重要的外界事情,是質的問題;不是"trend", 是"change in trends"
     這種"change" 必須靠直覺來感受。

4.有效管理的好處
  有效性可提高"經營者"的業績、成就、滿足感
  全能的天才是罕有的,一般人只精通某一方面
  不仰賴天才、不期待"經營者"的能力提高,要透過工作工具(就是『有效性』)的改進
  但是"經營者"仍須要知道相關部門在處理什麼、為何存在、與預計要做那些事

5.我們能學習有效性嗎
  對顧問而言,顧問不有效,就完全失去價值;其幫助的組織不有效,顧問就不有效。
  全世界的"有效的經營者"共通的只有一點:"完成應該做的事的才能"
  『習慣』,容易了解,但養成難
  要成為"有效的經營者",須培養的習慣
  (1)不斷注意如何使用自己的時間,有系統地管理可支配的時間
  (2)會問:『別人期望我的成果是什麼?』
  (3)做能做的事(針對自己、上司、部屬)
  (4)設優先次序,做最重要的,放棄次要的
  (5)做決定(『決定』就是,如何照正確順序採取正確步驟)
     不求快、多,重要的是少數基本決定


第二章
  1.佔據時間的各種要求
  2.時間診斷
  3.消除時間浪費
  4.合併自由時間

  時間是最缺乏的資源,所以是決定成果最有影響力的因素
  時間無法替代,且做任何事都會"花費"時間
  為了管理時間,我們必須知道我們實際上如何使用我們的時間

1.佔據時間的各種要求
  為獲得最低限度的成果,在"經營者"的大部分工作上,都要花一段長的時間。若無法一次用到所需的時間,等於白費。
  "經營者"每天每時都與別人一起工作.
  例如,討論一個部下未來計畫、方向、成果,至少也要一小時。要討論應該做什麼事,為什麼必須做這些事。
  "知識工作者"必須了解他的被期望與為何有如此期望;對活用他的知識成果的人的工作,也要有充份認識

  達成成員間個人關係與工作關係的融洽,需要許多時間。草率容易引起摩擦。
 
  愈多人在一起工作,相互作用花的時間愈來愈長(「管理幅度」原則)
 
  一個健全的人事決定需要很多時間\累積多次經驗才能明瞭

  "體力工作者"的閒暇時間會增多, "知識工作者"會做更長時間的工作,也有更多要求來占他們的時間。

  高的生活水準必須以創新與變革的經濟為前提,這會過度占用"經營者"的時間。(這必然需要長時間的思考)

2.時間診斷
  許多"有效的經營者"做時間的記錄
  時間管理必須有恆,無法一勞永逸
   
  (1)質問自己,若完全不做某事會怎樣呢?
     結果發現,並無什麼影響
     (ex:無數演講、宴會、委員會、董事會)
     若該活動對"經營者"的組織、對"經營者"自己、或該活動針對的組織毫無貢獻時,必須勇敢說『不』!

     研究發現,把他人對"經營者"的時間毅然刪除,不會有什麼不良效果
  (2)這些活動,那些別人來做可做得一樣好或更好?
     『授權』含義錯誤,但我們應從我們的工作清單刪除別人能處理的事情
  (3)"經營者"必須勇敢的問別人:『我做的事,有那些是對你的工作效果毫無貢獻,而浪費你的時間?』
     勿害怕刪減別人對你時間的要求,因為,即使錯誤發生,也能立即予以更正
     過度節制時間的危險,只是一種妄想。

3.消除時間浪費
  "知識工作者", "經營者", 應對管理的拙劣,組織的缺陷引起的時間損失保持關心
  (1)找出週期性的『緊急狀態』,消除它
     應還原為一般事務人員即可控制的日常例行工作
     管理良好的工廠,非常無聊,不會發生任何戲劇化的事情
     在管理良好的組織,戲劇性的事情是在於形成組織未來的基本決定
  (2)人員太多,使人們不為工作的執行,反為『互動』花費愈來愈多時間
     徵候:若"經營者", 需花1/10以上的時間,花費於人際關係問題(糾紛、摩擦、解決地盤爭奪or合作的問題),人已過剩
     偶爾才需要其服務的專家,應留在組織之外
  (3)會議過多
     會議的目的:一個人無法具備特定狀況所需的知識or經驗,必須結合若干人的知識or經驗來應付
     我們應使會議成為例外,不使其成為正常活動
     開會過多表示職位構造不好or組織構成有缺陷;責任分散,資訊未傳到真正需要的人
  (4)資訊機能的不完全

4.合併自由、可隨心所欲運用的時間
  杜拉克舉出一位他所知最善管理時間的"經營者", 他也必須把1/2的時間花在"不甚重要"or"價值可疑但仍必須處理的事情"
  對多數"經營者"來說,真正可支配的自由時間,少於1/4

  組織規模愈大,不為促進其機能及生產,僅為維持組織完整與運用的時間也愈多
 
  合併自由時間有2個方法
  (1)把日常事務(開會、檢討等..)留在每週固定的一天處理
  (2)早上在自己家裡工作一段時間(某"經營者"在上班前在自己書房不受打擾的工作90分鐘,他必須早起,但效果、集中力均良好)

  但合併自由時間的功效,小於『消除不重要事情』
 
  時間是最缺乏的資源,若不能管理時間,就不能管理其他事。
  分析自己的時間,可以最容易、最有系統的分析我們的工作,辦別這些工作中何者真正重要。
 

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